Das Projekt
Ziel des Projektes war die tägliche Erstellung, den Druck und Versand von Dokumenten, wie Anschreiben, Angebote und Rechnungen, für den Bereich der Kfz-Versicherungen zu optimieren. Vor Einführung der Infinica Lösung konnten Dokumente für Massenzustellungen nur über spezielle Applikationen zu einem Kunden zusammengeführt werden – in der täglichen Dokumenterstellung war dies gar nicht realisiert. Eine Zusammenfassung von Einzeldruckaufträgen zu großen Druckströmen, ein automatisierter Versand sowie ein elektronischer Versand der Dokumente waren zuvor nicht möglich. Nach Einführung der neuen Technologie schulten Infinica-Experten ein ausgewähltes Team der Itzehoer drei Tage lang hinsichtlich Process-Engine und Vorlagenerstellung.
Herausforderungen
Die größte Herausforderung bestand darin, Dokumente für die Portooptimierung und DV- Freimachung aus dem alten und neuen System zusammenzuführen. Die große Zahl an Dokumenten ergab hohe Ansprüche an Performance und Skalierbarkeit. Die individuelle Portooptimierunger forderte ein flexibles Output-Management-System, das ein Zusammenfassen von Einzeldruckaufträgen zu großen Druckströmen, eine Papierfach-Ansteuerung zum Einsatz von Vordrucken und Formularen sowie einen E-Mail Versand der Dokumente möglich macht. Mit Infinica fanden die IT-Experten der Itzehoer eine Softwarelösung, die sich sehr schnell implementieren und leicht an Unternehmensprozesse und -anforderungen anpassen ließ.
Erzielte Ergebnisse
- Intelligente Erstellung und gute Wartbarkeit der Dokumente
- Vorschau der Dokumente am Arbeitsplatz
- Individuelle Nachbearbeitung festgelegter Dokumentstellen
- Beilagenzusteuerung
- Anbindung ans Archiv (1:1 Kopie der Dokumente)
- Mandantenfähigkeit
- Zusammenführung von Dokumenten zu einem Kunden
- Zusammenfassung von Einzeldruckaufträgen zu großen Druckströmen
- E-Mail-Versand ausgesuchter Dokumente
- Geringere Belastung der Poststelle durch automatische Kuvertierung
- Elektronische Abrechnung mit der Post: Individuelle Portooptimierung und DV-Freimachung
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Transpromo-Möglichkeiten: Dokument-Verknüpfung von Werbebotschaften
- Einfaches Reagieren auf Corporate-Design-Änderungen
